この記事の内容
今回は、近畿大学、高崎健康福祉大学、大阪体育大学、学校法人向上学園のご担当者様より各校の取り組みについて発表いただき、大学・学校法人にて購買にかかわる総勢100名以上の皆様が参加されました。
今回は初めてオフライン、オンラインでのハイブリット開催となり、参加者のうち21の学校法人より33名の皆様がオフラインで参加いただきました。
「Japan Amazon Business」の略で、Amazonビジネスをご利用いただいている大学・学校法人の皆様を対象にした情報交換イベントです。Amazonビジネス導入による、学内の業務改善やコストダウンの事例共有、日々の運用のお悩みなど、参加者がリアルにお悩みを質問をしたり、知見を共有いただく交流の場として生まれました(今後、年数回実施予定)。
※今回のイベント動画のアーカイブ配信はございません。
Amazonビジネス文教営業部では、全学的なAmazonビジネス導入による業務効率化やガバナンス強化を通じて、大学・学校法人の皆様の取り組み支援に努めています。
その一環として、今回は近畿大学様、高崎健康福祉大学様には大学での導入事例、大阪体育大学様には大学クラブ活動での導入事例、そして学校法人向上学園様には中高等学校での導入事例を共有頂きました。
Amazonビジネス単体利用からシステム連携への移行、事務効率化の実現へ
高崎健康福祉大学様は立替精算削減を目的に2019 年に Amazon ビジネスを全学的に導入し、2023 年からはシステム連携にてご利用いただいています。総務部経理課 鈴木様にAmazon ビジネス導入以降、どのように事務効率化に向け改善されたのかご紹介いただきました。
●システム連携により、ペーパーレス化の実現へ、事務作業軽減を80%の職員が実感
さらに業務の効率化を実現するために、学内ではペーパーレス化を検討し始めていました。その中でAmazonビジネスではシステム連携して利用できることを知りました。これまでの紙でのやり取りでは平均4~5日程度、申請に時間がかかっていました。また、書類の保管スペースも必要でした。システム連携をすることで、Amazonビジネスでのカート情報が連携先に情報が共有され、購買の承認や経理課での支払業務までが自動化されました。これにより、紙での書類保管が不要となり、発注業務の時間短縮となり、学内でのAmazon利用が増加することで経理業務も効率化できました。Amazonビジネス導入後と同じようにシステム連携後でも、事務作業の担当者にアンケートを取ったところ80%の方が、『作業が減った』と実感しており、システム連携することでより業務の効率化を実現できたと思っています。
パンチアウト連携でのAmazonビジネス職員購買導入の効果と今後の展望について
近畿大学 大学運営本部学術研究支援部 補助金事務課 杉田様、法人本部管理部 用度課 / 脇田 様からは、パンチアウト連携でのAmazonビジネス導入のきっかけ・全容・効果等をご説明頂きました。
●導入全容
購買システムのテナントは2つに分けて導入していますが、Amazonビジネス等購買プラットフォームの中で利用できるサービスのビジネスアカウントは1つに統合して利用しておられます。パンチアウトシステムとは、購買システムや経費精算システムにログインし、そこから外部カタログサイトへ連携して選択した商品情報をもとに申請や発注を行う機能のことです。豊富な商品を提供するAmazonビジネスのようなサイトと連携することで、購買から会計までの一連の流れをシステム化でき、業務効率の改善が期待できるとのことです。
●導入効果
教員、職員の導入効果、納品納期、購入価格、研究費の立替支払いの割合等、多岐にわたる観点より、導入前後での効果を試算・ご説明頂きました。
という結果でした。
●今後の展望
2023年6月より管理部用度課にてトライアル利用を開始後、キャンパス毎に導入打ち合わせを実施し、10月から東大阪キャンパスでの教職員利用を開始しています。今後は、2024年春から法人全体へシステム導入を拡大予定とのことです。
2023年度は東大阪キャンパスで教職員の導入、今後法人全体へシステム導入拡大予定とのことです。
クラブ活動でもAmazonビジネスを導入し、ガバナンス強化と会計処理の効率化へ
大阪体育大学からはクラブ活動でのAmazonビジネスのご活用について紹介いただきました。スポーツ局統括ディレクター 河島様、スポーツ局 硬式野球部 松平様に、導入に至る経緯や導入時の課題、利用事例を説明いただきました。
●求められる大学スポーツでのガバナンス強化
大学スポーツに対するガバナンスの重要性の高まりに伴い、クラブ会計では一部資金のみ使途を確認していたが、すべての収支を確認することにしました。
提出書類が増えることで部長や会計担当の学生の会計処理の負担が増加。その負担軽減策として、月にまとめて請求書が発行されるAmazonビジネスの導入を検討し始めました。
●導入により、「会計管理の簡便化」、「ほしいものがいつでも、どこにでも届く」
Amazonビジネスを導入することで、これまでの小口現金の取り扱いや領収書の管理が不要になりました。また、遠征や合宿など、学外で調達が必要になるケースが多いクラブ活動では、重いものやかさばるものを送れるのもAmazonビジネスのメリットです。
スポーツ局の河島様は、会計管理が楽になることはスポーツ局側としても大きなメリットであり、さらにクラブ活動での利用を普及させていくために、担当が変わる学生会計担当だけでなく、変わらない部長・監督に向けて利用を訴求することが重要であると話されました。松平様からは実際にAmazonビジネスを利用する学生目線のご意見として、会計処理がラク楽になったり、遠征先に送れたり、在庫を探す手間が減り学生にかかる負担が減り、より部活動に専念できるようになったとのお声をいただきました。
●今後の展望
会計管理が楽になることは、スポーツ局にとっても大きなメリットであり、普及を推進していきたいです。
そのためには会計担当が1年で交代する学生だけでなく、担当交代がない部長・監督に向けて訴求することが重要だと思っているとのことです。
中学校・高等学校でのAmazonビジネス導入事例
中高等学校でのAmazonビジネス導入のきっかけとその過程、利用による効果について、財務・経理グループ 八田様よりお話頂きました。
●導入前の課題と導入目的
当時、向上学園様では
が課題となっており、電子帳簿保存法への対応も外的要因となり、経費精算システムと連動する形でAmazonビジネスの導入に至ったとのことです。
●利用による効果
上記経緯の中で、Amazonビジネス利用において期待頂いたことは以下3点とのことです。
経費精算システムとの連携による、通常の購入申請では9工程発生していましたが、5工程に減少したとのお話を頂きました。申請書に購買データが反映されること、手入力が最低限になる為、職員による確認が軽減できること等、具体的なポイントも取り上げて頂きました。
●導入時に工夫した点
学園全体で、紙による運用の脱却を検討していたタイミングに合わせ、全体設計を頂いた点をご説明頂きました。
●初のオフライン交流にて、購買における日々のお悩み・解決案をご共有
セッションの後半では、ご来場の方でオフライン交流会を開催いたしました。購買に関わる業務の中でのお悩みを共有したり、現在実践している購買業務の情報を共有したりする場として、意見交換が盛り上がりました。
【当日ご参加のかたのアンケート結果】
今回、オフライン、オンラインにてご参加いただいた皆様からのアンケート結果では、81%の方にご満足いただけました。特に、会場にご来場いただきオフラインにてご参加くださった皆様においては、96%の方にご満足いただけました。
特にオフライン参加の方の満足が高い傾向でした。
参加者からのコメント一部抜粋
オフラインにて交流会にご参加いただいた方からのコメント一部抜粋
Amazonビジネスでは、今後も継続して「より良い大学運営・業務効率化に向けてのヒントを得られるイベント」を開催予定です。今回のイベント、ご紹介サービスについてもっと知りたい方は、担当営業へのご連絡、また以下のリンクからお問い合わせください。
2022年9月7日(水)に、Amazonビジネスをご活用いただいている大学・教育機関を対象とした、活用共有会「JAB-DAI」を開催。初開催となる今回は、国立大学三重大学、学校法人阪南大学に事例をご発表いただき、総勢56大学112名にオンラインでご参加いただきました。
2022年11月29日(火)に開催した「JAB-DAI」イベントには、国立大学法人鹿児島大学と国立大学法人神戸大学での事例を発表いただき、総勢48大学112名の皆様がオンラインで参加されました。
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