【イベントレポート】大学でのAmazonビジネスの活用ノウハウを共有！「JAB-DAI」第三回を開催。

●システム連携により、ペーパーレス化の実現へ、事務作業軽減を80%の職員が実感

さらに業務の効率化を実現するために、学内ではペーパーレス化を検討し始めていました。その中でAmazonビジネスではシステム連携して利用できることを知りました。これまでの紙でのやり取りでは平均4~5日程度、申請に時間がかかっていました。また、書類の保管スペースも必要でした。システム連携をすることで、Amazonビジネスでのカート情報が連携先に情報が共有され、購買の承認や経理課での支払業務までが自動化されました。これにより、紙での書類保管が不要となり、発注業務の時間短縮となり、学内でのAmazon利用が増加することで経理業務も効率化できました。Amazonビジネス導入後と同じようにシステム連携後でも、事務作業の担当者にアンケートを取ったところ80％の方が、『作業が減った』と実感しており、システム連携することでより業務の効率化を実現できたと思っています。

●導入全容

購買システムのテナントは2つに分けて導入していますが、Amazonビジネス等購買プラットフォームの中で利用できるサービスのビジネスアカウントは1つに統合して利用しておられます。パンチアウトシステムとは、購買システムや経費精算システムにログインし、そこから外部カタログサイトへ連携して選択した商品情報をもとに申請や発注を行う機能のことです。豊富な商品を提供するAmazonビジネスのようなサイトと連携することで、購買から会計までの一連の流れをシステム化でき、業務効率の改善が期待できるとのことです。

●導入効果

教員、職員の導入効果、納品納期、購入価格、研究費の立替支払いの割合等、多岐にわたる観点より、導入前後での効果を試算・ご説明頂きました。

• 今までは物品調達の申請、業者への見積依頼は教員が行うため、1申請あたり約15分要していたが、システムを導入により、システム内で完結するため5分で申請完了が可能に
• 事務職員は教員の申請のチェック（教員からの問い合わせ、書類チェック、購入申請の承認フロー作成、申請のイレギュラー対応等）に多くの時間を要していた。現在は、書類のチェックや承認フロー作成が不要なため物品調達業務は約8割の業務削減に繋がる推定とのこと
• 購買システムを導入して、平均18日納品が早くなった、価格は平均21.6％安くなった
• Amazonのみ立替支払いから請求書払いに変更して試算した場合、立替件数が12.9%少なくなることになった
• 導入後の事務職員向けの学内アンケートでも導入に対する満足度は92％（大変満足+やや満足）もあり、申請業務の効率化につながったか？については94％がつながった（つながった+ややつながった）

という結果でした。

●今後の展望

2023年６月より管理部用度課にてトライアル利用を開始後、キャンパス毎に導入打ち合わせを実施し、10月から東大阪キャンパスでの教職員利用を開始しています。今後は、2024年春から法人全体へシステム導入を拡大予定とのことです。

2023年度は東大阪キャンパスで教職員の導入、今後法人全体へシステム導入拡大予定とのことです。

●求められる大学スポーツでのガバナンス強化

大学スポーツに対するガバナンスの重要性の高まりに伴い、クラブ会計では一部資金のみ使途を確認していたが、すべての収支を確認することにしました。

提出書類が増えることで部長や会計担当の学生の会計処理の負担が増加。その負担軽減策として、月にまとめて請求書が発行されるAmazonビジネスの導入を検討し始めました。

●導入により、「会計管理の簡便化」、「ほしいものがいつでも、どこにでも届く」

Amazonビジネスを導入することで、これまでの小口現金の取り扱いや領収書の管理が不要になりました。また、遠征や合宿など、学外で調達が必要になるケースが多いクラブ活動では、重いものやかさばるものを送れるのもAmazonビジネスのメリットです。

スポーツ局の河島様は、会計管理が楽になることはスポーツ局側としても大きなメリットであり、さらにクラブ活動での利用を普及させていくために、担当が変わる学生会計担当だけでなく、変わらない部長・監督に向けて利用を訴求することが重要であると話されました。松平様からは実際にAmazonビジネスを利用する学生目線のご意見として、会計処理がラク楽になったり、遠征先に送れたり、在庫を探す手間が減り学生にかかる負担が減り、より部活動に専念できるようになったとのお声をいただきました。

●今後の展望

会計管理が楽になることは、スポーツ局にとっても大きなメリットであり、普及を推進していきたいです。

そのためには会計担当が１年で交代する学生だけでなく、担当交代がない部長・監督に向けて訴求することが重要だと思っているとのことです。

●利用による効果

上記経緯の中で、Amazonビジネス利用において期待頂いたことは以下３点とのことです。

1. 仮払・立替払の代替購入先として期待
2. Amazonビジネスアカウントでの一括管理
3. 購入手続き、精算の効率化

経費精算システムとの連携による、通常の購入申請では９工程発生していましたが、５工程に減少したとのお話を頂きました。申請書に購買データが反映されること、手入力が最低限になる為、職員による確認が軽減できること等、具体的なポイントも取り上げて頂きました。

●導入時に工夫した点

学園全体で、紙による運用の脱却を検討していたタイミングに合わせ、全体設計を頂いた点をご説明頂きました。

●初のオフライン交流にて、購買における日々のお悩み・解決案をご共有

セッションの後半では、ご来場の方でオフライン交流会を開催いたしました。購買に関わる業務の中でのお悩みを共有したり、現在実践している購買業務の情報を共有したりする場として、意見交換が盛り上がりました。

【当日ご参加のかたのアンケート結果】

今回、オフライン、オンラインにてご参加いただいた皆様からのアンケート結果では、81%の方にご満足いただけました。特に、会場にご来場いただきオフラインにてご参加くださった皆様においては、96％の方にご満足いただけました。

特にオフライン参加の方の満足が高い傾向でした。

参加者からのコメント一部抜粋

• 本学の課題に対し、すでに実践(解決)されている事例を伺うことができ、大変参考になりました
• 他大学での導入事例や苦労した点など伺うことができ、担当者は同じような思いをしていることが知れました
• 経費精算全般を次のステップ(ペーパーレス等)に進めるためのヒントをたくさんいただけました
• 他大学の導入までの流れや課題、実際に利用してみてのメリット・デメリット等の貴重なご意見を伺うことができ満足しております。

オフラインにて交流会にご参加いただいた方からのコメント一部抜粋

• 実際に取り組みをされている大学の担当者からお話を聞くことができ、本学が抱える課題に対して、今後の方針を考えるきっかけになりました。
• 同じ購買システムを使用している大学の方と話しが出来た点は非常に良かったです！自分が一人で参加していたため、どうやって声をかけようかな・・・と思い悩む時間もありましたが、思い切って声をかけ、交流できた大学様もありました。

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